Matrice d'opérationnalité d'une intervention tutorale

Dans un de mes cours d'ingénierie tutorale au sein d'un master formant des futurs chefs de projet digital learning, j’interroge régulièrement les étudiants sur les interventions tutorales qu'ils ont reçues et celles qu’ils auraient appréciées recevoir.

Cette activité de haut niveau cognitif permet aux étudiants de s’auto-évaluer sur leur compréhension des grandes notions du tutorat à distance (fonctions, plans de supports, modalité, outils…), les amène à revenir sur leurs vécus d’apprenants, leur permet de dresser un panorama des interventions tutorales dispensées dans leur master et de vérifier si la charte tutorale est respectée, d’identifier des pistes d’amélioration du dispositif tutoral. Elle donne lieu chaque année à un rapport transmis aux responsables du master. (cf. La co-construction avec les apprenants à distance des services tutoraux. In Le tutorat de pairs dans l'enseignement supérieur, ouvrage collectif sous la direction de Cathia Papi, L'Harmattan, Savoirs et formation. 2013).

C’est plus précisément sur les interventions tutorales que les étudiants souhaiteraient avoir que je veux m’attarder dans ce billet. Elles peuvent être classées en plusieurs catégories de propositions d’interventions tutorales : périphériques, redondantes, idéales, opérationnelles.

Les interventions tutorales périphériques

Les interventions tutorales périphériques concernent non pas le dispositif de formation mais des services voisins à celui-ci. Les plus fréquentes concernent, et cela traduit les préoccupations légitimes des étudiants sur leur avenir, le soutien à la détermination de leur projet professionnel, la rédaction de CV, la détermination d’une stratégie de personal branding, l’aide à l’accès à la communauté des professionnels et des entreprises du digital learning, l'appartenance à une association d'anciens, la recommandation, etc.

Certes dans un dispositif de formation professionnelle, l’institution ne peut pas se désintéresser du devenir professionnel de ses étudiants. Pour autant, cela doit-elle l’inciter à prévoir ce type d’interventions tutorales voire de coaching et même de mentorat au sein de la maquette de ses diplômes ? Possède-t-elle les personnes ressources compétentes pour cela ? Avec quel budget ces interventions seront-elles financées alors qu’elles ne concernent pas directement la formation, ni la mission première de l’institution universitaire ? Doit-elle nouer des partenariats avec Pôle Emploi ? Des associations ? Des cabinets de recrutement ?

Il ressort que ce type de soutien est rarement disponible et que lorsqu’un tuteur le procure, c’est en dehors de ses missions définies dans la charte tutorale et uniquement pour de rares étudiants.

Les interventions tutorales redondantes

Les interventions tutorales redondantes correspondent à la reformulation de services tutoraux déjà prévus dans le dispositif. Cela indique que ces derniers n’ont pas été repérés par les étudiants, peut-être tout simplement parce qu’ils n’ont pas été délivrés de manière proactive.

Cela pose inévitablement la question de la publicité du dispositif tutoral, de sa compréhension par les étudiants mais également celle de l’engagement des étudiants dans la relation tutorale. Certes demander de l’aide n’est pas toujours facile mais toutes les interventions tutorales ne peuvent pas être proactives sous peine d’être ressenties comme trop nombreuses et intrusives, voire invasives, par les étudiants les plus aptes à exercer leur autonomie.

Les interventions tutorales idéales

Les interventions tutorales idéales sont centrées sur les besoins ressentis par les étudiants. Le point de départ est donc intéressant et à ne pas négliger par le concepteur. Pourtant, elles sont souvent peu opérationnelles car elles demandent la mobilisation de moyens dont ne dispose pas l’institution. Ainsi, si un dispositif tutoral doit essayer de répondre aux besoins des apprenants, il est rare qu’il puisse apporter des réponses à tous du fait même de contraintes politiques, budgétaires, techniques ou même par manque de personnes ressources compétentes.

Depuis longtemps, je préconise que la détermination d’un dispositif tutoral non idéal mais adapté doit passer par un inventaire des représentations des besoins d’aide des apprenants tant du point de vue de l’institution que de l’équipe pédagogique et des apprenants eux-mêmes. Puis, il est nécessaire de prioriser ces besoins, par étude de criticité par exemple (cf. Propositions pour l'ingénierie tutorale). Dès lors, il faut bien admettre que la seule expression d’un besoin par un apprenant ne peut déboucher sur la mise en œuvre d’une intervention tutorale. 

Afin de donner une idée du travail des étudiants dans cette activité, voici une proposition d'intervention tutorale idéale rédigée par Christophe M-A Bechellaoui. 

Objectifs de l’intervention tutorale

• Intégrer les spécificités du projet de l’apprenant et ainsi personnaliser l’accueil, le parcours…
• Organiser les activités au regard de ce projet
• Accompagner à l’intégration et à la « mise en rythme » de l’apprenant
• Convenir d’échanges sur une période d’intégration courte afin de vérifier l’adéquation projet d’entreprise/déroulement de la formation.

Type de Tutorat

• Intervention de type parcours/organisationnelle (tuteur programme)
• Intervention de type pédagogique/cours (tuteurs cours)

Plans de support à l’apprentissage

• Sur un plan métacognitif : accompagner le projet d’entreprise, l’équipe et moi-même, en initiant un travail de formalisation, de retraitement, de formulation des objectifs à atteindre au sein de chaque module et des stratégies liées afin de les atteindre individuellement et collectivement. Inscrire l’équipe dans un projet plus global, celui des personnes qui participent au master (créer de la relation individus/objectifs)
• Sur le plan motivationnel : faire adhérer au parcours en proposant une prise en compte des particularités du projet et ainsi personnaliser par « l’intention » le parcours
• Sur le plan organisationnel : impliquer par la co-construction d’un « contrat d’objectifs » individuel et collectif.
• Sur le plan pédagogique : orienter le contenu au regard des objectifs fixés, orienter les productions individuelles et collectives en cohérence avec le projet d’équipe et d‘entreprise.

Modalités et déroulement de l’intervention

• Activité PROACTIVE :

Avant le démarrage :

• Faire formaliser par écrit les objectifs individuels par chaque membre de l’équipe : envoi au tuteur parcours par E-mail (activité asynchrone, limite quantitative d’une page maximum)
• RDV online : séance de travail équipe sur le projet individuel et collectif. Le tuteur-parcours opte pour une posture « en retrait » ou de « modérateur ». L’objectif sur 1h étant de faire ressortir les objectifs communs et de les mettre en relation avec les objectifs spécifiques de chaque module. Une « RoadMap » d’objectifs clés est formalisée (Activité synchrone)
• Activité en back-office : le tuteur-parcours communique le résultat à chaque enseignant concerné.

Après démarrage :

• Tuteurs-cours (pédagogique) : le responsable du module envoi un mail court de présentation et de synthèse du module qui intègre les objectifs fixés (activité asynchrone).
• Tuteurs-cours (pédagogique) : ils proposent des activités en cohérence avec les objectifs, notamment ceux liés à la dynamique d’équipe. Ils favorisent les échanges avec les autres membres du Master (activité synchrone/asynchrone).

Outils

• E-mail
• Classe virtuelle.

Durée

• 2h pour le tuteur-programme
• 30 mn pour le tuteur-cours

Coût

• Pas réaliste sur une promotion de plus de 10 personnes.

Les interventions tutorales opérationnelles

Si les interventions tutorales opérationnelles ne sont pas les plus nombreuses, dans la mesure où les étudiants, lors cette activité, sont encore en cours de formation, il est possible d’en proposer une modélisation simple. Une intervention tutorale opérationnelle est a minima une intervention qui tient compte de quatre facteurs de contraintes : politique, budgétaire, technique, compétences des tuteurs. Il est possible de se les représenter graphiquement de la sorte.

Matrice d'opérationnalité d'une intervention tutorale 

Pour chaque facteur de contrainte, une valeur sur une échelle de 1 à 4 peut être utilisée. Par exemple : 

• 1 : non contraignant : l'intervention tutorale peut être menée sans modification de l'existant pour le facteur considéré 
• 2 : peu contraignant : l'intervention tutorale peut être menée suite à un ajustement de l'existant pour le facteur considéré 
• 3 contraignant : l'intervention tutorale ne peut être menée qu'à la suite de modifications substantielles de l'existant pour le facteur considéré 
• 4 : très contraignant : l'intervention tutorale ne peut être menée qu'à la suite de modifications profondes de l'existant pour le facteur considéré 

Le facteur "Politique" est relatif à la stratégie tutorale de l'institution qui est habituellement décrite, mais pas toujours malheureusement, dans la charte tutorale.

Le facteur "Budget" peut être déterminé en calculant le coût de l'intervention tutorale. (cf. ma conférence "Les coûts du tutorat" vidéo)

Le facteur "Compétences" est relatif à l'expérience des tuteurs dont dispose l'institution. (cf. les billets du Blog de t@d traitant des compétences des tuteurs)

Le facteur "Technique" est relatif aux outils nécessaires de mobiliser pour réaliser l'intervention tutorale

Dans l’exemple ci-dessous, où l’aire des contraintes est en rouge, il y a peu de chance que l’intervention tutorale soit mise en œuvre car si elle est non contraignante d’un point de vue technique et peu contraignante politiquement, elle est très contraignante budgétairement et contraignante au niveau des compétences à posséder par les tuteurs pour la mener.

Exemple de la représentation graphique d'une intervention tutorale non opérationnelle

Les interventions réalistes sont celles dont l’aire des contraintes est la moins grande et dont la forme est celle d’un losange parfait ou peu déformé.


Limites de la matrice 

Cette matrice peut bien évidemment être enrichie par d'autres facteurs tels que la disponibilité temporelle, les espaces à mobiliser, les actions de conduite de changement à mener, etc.  Dès lors ce n'est plus forcément la forme du losange qui serait adaptée mais plutôt celle d'un tableau.

De même, chaque facteur pourrait faire l'objet d'un détail plus grand. Par exemple sur le plan politique, il serait intéressant de déterminer l'instance décisionnaire : le responsable du diplôme, le département, le conseil d'administration de la composante, celui de l'université.

Par ailleurs, la matrice ne permet pas en elle-même de rendre opérationnelle une intervention tutorale mais simplement d'en identifer l'opérationnalité possible. Pour être opérationnelle, une intervention tutorale doit être décrite sous forme de storyboard (cf. ScénoFORM)

Au final, le plus important est de prendre conscience que la formulation d'un besoin de soutien ne détermine pas automatiquement une intervention tutorale, que la décision de la mettre en place ne peut pas être prise uniquement à partir de sa plus-value pédagogique, que le tutorat comme bien d'autres dimensions du digital learning est fortement dimensionné par d'autres enjeux que la seule pédagogie et la réussite des étudiants.