Les coûts et les gains du tutorat

Le tutorat à distance, lorsqu’il n’est pas ignoré, apparaît pour de nombreuses personnes, trop onéreux. Effectivement, c’est du temps humain, mais ce qui est également largement ignoré ce sont les gains sonnants et trébuchants qu’il permet de générer.

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Les coûts du tutorat en FOAD

Le diaporama utilisé lors de ma conférence lors des Rencontres Bretonnes des TICE et du e-learning

Coûts du tutorat à distance from Jacques Rodet

Parution d'une étude du FFFOD sur le financement des FOAD. Le tutorat à distance n'est pas oublié ! Par Jacques Rodet

Le FFFOD vient de publier un document utile intitulé Financement et mise en œuvre de la FOAD. Vade-mecum des bonnes pratiques

Utile car les discours sur les coûts de la FOAD ont parfois du mal à se distinguer des argumentaires commerciaux où la baisse des coûts sert d’antienne douce aux oreilles des acheteurs et de mantra magique aux commerciaux. Si la formation entièrement à distance et massifiée a toujours formulé la promesse d’une baisse des coûts et l'a tenue dans différents dispositifs, il faut bien reconnaître que l’hybridation de la formation, la sophistication dont elle peut être l’objet, répond davantage à des objectifs qualitatifs et pédagogiques qu’économiques. 

Pendant bien longtemps, et pour certains, encore aujourd’hui, le tutorat a été perçu comme l’empêcheur d’économiser en rond(s). L’an dernier, lors de la journée consacrée au tutorat, organisée par le FFFOD (cf. vidéos), j’avais avancé l’idée que les porteurs de projet FOAD seraient bien inspirés de consacrer ne serait-ce que 5 à 10% de leur budget initial à la mise au point du système tutoral afin, entre autres, de pouvoir identifier précisément les coûts variables liés à l’accompagnement des apprenants à distance.

La présente étude du FFFOD distingue classiquement les charges fixes et variables d’une part et directes et indirectes d’autre part. Ainsi les charges liées à l’animation de la formation et aux fonctions tutorales sont des charges directes et variables. Directes car elles concernent directement la formation et variables car elles évoluent de manière corrélative « en fonction du volume horaire de formation, du nombre de stagiaires, du nombre de groupes ».

L’autre mérite de cette étude, qui présente différents cas de figure, démontre que l’économie d’un dispositif de FOAD ne relève pas d’une équation à poser mais d’une prise en compte systémique des différents postes de coûts. Par exemple, ainsi que je l’ai exprimé récemment, l’autoportance des ressources et du dispositif et la nécessité du tutorat sont en relation systémique. Quand l'une bouge, l'autre aussi. (cf. Autorportance des dispositifs FOAD et autonomie des apprenants). 

Une partie est également consacrée à la manière de quantifier le temps de formation des apprenants. Nul doute que la grande enquête de t@d sur la comptabilisation du temps de travail des tuteurs à distance actuellement en cours, apportera des éléments complémentaires.

Enquête de Demos "Blended learning et tutorat"

Le groupe Demos vient de publier les résultats d'une enquête (28 pages) consacrée au "Blended Learning et tutorat". Cette enquête a consisté à interroger les responsables de formation et du e-learning de 30 entreprises du CAC 40. Nous en reprenons ici les principales mentions relatives au tutorat (cf. p. 21 à 27). Les résultats complets ainsi que leur présentation sous forme de diagrammes sont à consulter dans le document original.


Besoins auxquels le tutorat répond
- Les deux besoins les plus importants couverts par le Tutorat correspondent aux deux missions de base habituellement attribuées au tuteur : d’une part être guidé, conseillé, suivi au niveau de la méthode pédagogique ; d’autre part obtenir des compléments de formation – ce qui ouvre le débat du profil du tuteur : formateur assurant le Tutorat ou bien deux personnes différentes, chacune responsable d’une partie de la mission.

- Le besoin d’assistance technique vient en troisième position, il continue d’être relativement important, ce qui laisse supposer que les plateformes permettant d’assurer le Tutorat ne sont pas sans reproches.

Les tuteurs
- Des tuteurs provenant de sources variées, comme si l’entreprise avait quelque difficulté à définir une politique en la matière: externes / internes, des tuteurs internes pas toujours bien identifiés avec tout de même une prépondérance des formateurs (quand l’entreprise en possède) et dans une moindre mesure des managers de proximité.
- Des experts trop sollicités pour assurer le tutorat en interne.
- 50 % des collaborateurs qui assurent le tutorat en interne en complément de leurs autres fonctions habituelles consacrent moins de 20 % à cette charge de tutorat, qui n’est pas comptabilisée dans près de 40 % des cas.
- Un système qui reste à professionnaliser.

Modalités d'intervention
- Sans surprise, le téléphone (Tutorat synchrone) et l’e-mail (Tutorat asynchrone) sont les principales modalités d’intervention des tuteurs avec une prépondérance du téléphone pour les tuteurs internes à l’entreprise, et de l’e-mail pour les tuteurs extérieurs (pour des raisons économiques).
- Les classes virtuelles sont considérées, dans 42 % des cas, comme un outil pouvant être mis au service du Tutorat.

Les avantages du tutorat
- Permettre à l’apprenant d’avoir la réponse à ses questions ; développer la motivation ; remédier à la « solitude » de l’apprenant
- Le tuteur est principalement celui qui donne la réponse à l’apprenant au moment où il en a besoin, et qui, dans une moindre mesure, l’encourage, développe sa motivation en remédiant à l’absence de relation humaine induite par les modules e-Learning.

Les freins au tutorat
- Manque d’accompagnement pour les tuteurs/managers de proximité, méconnaissance de la pédagogie du tuteur.
- Manque de disponibilité : les managers de proximité, les formateurs internes et les experts ne sont pas déchargés de leurs autres fonctions
- Le tuteur peut accompagner les apprenants... Sous réserve qu’il soit lui-même accompagné, ce qui n’est pas souvent le cas, et qui représente le principal frein au Tutorat, traduisant le manque de structuration de la démarche e-Tutorat dans les entreprises, par ailleurs vérifié par le défaut de disponibilité des tuteurs, quand on a réussi à convaincre des personnes de jouer ce rôle...
- Paradoxalement le Tutorat apparaît comme coûteux malgré le défaut de comptabilisation du temps qui y est consacré.